Meer
Publicatiedatum: 13-05-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Overig

Financiële 1e Algemene Begrotingsbijstelling 2020

Via een begrotingswijzing zullen onderstaande kredieten worden bijgesteld danwel worden afgesloten

Krediet Begroot tm 2020 Werkelijk tm 2020 Restant tm 2020
Lasten
I010201582000000 4x4 auto boombeheer IVS2019-720158200 34.000 39.083 -5.083
I010201586000000 Elektrische auto bouwtoezicht IVS2019 36.373 37.871 -1.498
I010203210000000 Molenstraat/Cuijkseweg Oeffelt-72032100 350.000 375.598 -25.598
I010203220000000 Herinrichting zuidelijk deel Steenstr. 275.000 307.538 -32.538
I010204062000000 Fietsvoorz. en verlichting Molenweg 132.000 139.986 -7.986
I010206070050000 Parkeervoorz. in de bossen - RF2014 5.000 5.000 0
I010206090020000 Wandelontdekkingstochten - TR2017 5.000 5.000 0
I010206090060000 Leveren/plaatsen picknicksets - TR2017 15.000 14.954 46
I010207590000000 Aanpassingen rioolstelsel en voorz 2017 321.800 319.865 1.935
I010207592000000 Rioleringsplan IVS2018 - 720759200 456.000 454.172 1.828
I010209024000000 Burgemeester Verkuijlstraat 60-720902400 378.000 377.627 373
I010305092000000 Gryphus Vierlingsbeek IVS2017-730509200 135.000 126.663 8.337
I010404132000000 ICT: Impl. zaaksysteem Join 1- 740413200 195.220 191.601 3.619
I010404138000000 ICT: Impl. zaaksysteem Join 2-740413800 152.250 152.945 -695
Totaal 2.490.643 2.547.903 -57.260

Via een begrotingswijziging zullen onderstaande kredieten beschikbaar worden gesteld

Krediet Bedrag
Verharden Hoogeind te Oeffelt    30.000

Status opvolging bevindingen accountant

Status opvolging bevindingen accountant

Jaarlijks wordt door onze accountant als onderdeel van de controle van de jaarrekening een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2019 te signaleren. In deze Managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen.

De overall conclusie van Deloitte in de Managementletter 2019 is dat de interne beheersing van de gemeente Boxmeer toereikend is opgezet en bestaat. Deloitte heeft geen onvervangbare of significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd.

De beoordeling van de administratieve organisatie en interne beheersing van verschillende processen zijn beoordeeld en hebben geleid tot een aantal bevindingen en aandachtspunten:

Bevindingen:

1) Digitale autorisaties onkostendeclaraties en memoriaalboekingen

Advies: beide onderdelen dienen nog betrokken te worden in een IT-audit van Deloitte, waardoor niet gesteund kan worden op de digitale autorisatie.

Managementreactie: bij Motion is de leverancier gevraagd de digitale autorisatie zichtbaar te maken. Tevens dienen beide modules nog een IT-audit door Deloitte te ondergaan. Tot die tijd extra steekproeven ter controle.

2) Follow-up 2018

a) Starformulieren inkoop

Bevinding: uniformeren proces inkoop ten aanzien van startformulieren.

Advies: Bevinding 2018 is deels opgelost. In juni 2019 zijn nieuwe regels vastgesteld en checklist in Join opgenomen. Systeem dwingt echter niet af dat een inkoopformulier moet zijn ingevuld alvorens facturen betaalbaar worden gesteld. Het effect van de maatregelen moet nog via IC worden vastgesteld.

Managementreactie: Factuurcontroles IC afwachten. Wel aandacht blijven vragen voor startformulier inkoop.

b)Volledigheid opbrengst belastingen

Bevinding: Er is geen sprake van een zichtbare controle op de volledigheid van de belastingen t.a.v. vrijstellingen, ontheffingen of leegstand.

Advies: Geadviseerd wordt een zichtbare controle in te voeren op de volledigheid.

Managementreactie: Ons inziens wordt de volledigheid voldoende gewaarborgd door de geautomatiseerde koppelingen met de basisregistraties. Wij hebben een overleg met de accountant gepland om deze materie te bespreken.

c) Betrouwbaarheid en continuïteit automatiseringsomgeving

Bevinding: Het betreft hier bevindingen ten aanzien van de applicatie Civision Middelen, te weten de onderdelen goedkeuringsworkflow, functiescheiding, beheerrechten, autorisaties en controle, wachtwoordinstellingen, wijzigingen versiebeheer en toegang database.

Advies: Doorontwikkelen van de betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving.

Managementreactie: Inmiddels zijn sedert 2016 een aantal bevindingen (deels) opgelost. Gedeeltelijk zijn tekortkomingen op een praktische manier opgelost via extra controles. De overblijvende items zijn niet op te lossen omdat deze buiten onze invloedsfeer liggen of in praktisch zin niet opgelost kunnen worden.

Aandachtspunten:

  1. Management override: Dit betreft een verplicht verondersteld risico voor de accountant. Uitgangspunt is dat het management zich in een unieke positie bevindt om fraude te plegen. Deloitte geeft aan dat zij geen signalen heeft gekregen dat dit risico zich in Boxmeer heeft voorgedaan.
  2. Frauderisicoanalyse: De gemeente Boxmeer heeft een geactualiseerde frauderisicoanalyse en besteed aandacht aan de fraude.
  3. Sociaal Domein: Verwezen wordt naar de ontwikkelingen Jeugdwet , PGB’s SVB en Wmo en de impact daarvan op onze ic en de controle van de accountant.
  4. Grondexploitaties: Op 11 december 2019 is de voortgang van de verschillende grondexploitaties besproken met Deloitte Real Estate.
  5. Interne controles: de interne controlewerkzaamheden van Boxmeer voldoen aan de vereisten van de accountant. Geadviseerd wordt meermaals per jaar te rapporteren. Tevens wordt geadviseerd tijdig te starten met een plan van aanpak ic 2021 in verband met de nieuwe regels inzake rechtmatigheidsverantwoording college.

De managementletter is besproken in de Auditcommissie op 9 december 2019.