Overig
Financiële 1e Algemene Begrotingsbijstelling 2020
Via een begrotingswijzing zullen onderstaande kredieten worden bijgesteld danwel worden afgesloten
| Krediet | Begroot tm 2020 | Werkelijk tm 2020 | Restant tm 2020 | |
| Lasten | ||||
| I010201582000000 4x4 auto boombeheer IVS2019-720158200 | 34.000 | 39.083 | -5.083 | |
| I010201586000000 Elektrische auto bouwtoezicht IVS2019 | 36.373 | 37.871 | -1.498 | |
| I010203210000000 Molenstraat/Cuijkseweg Oeffelt-72032100 | 350.000 | 375.598 | -25.598 | |
| I010203220000000 Herinrichting zuidelijk deel Steenstr. | 275.000 | 307.538 | -32.538 | |
| I010204062000000 Fietsvoorz. en verlichting Molenweg | 132.000 | 139.986 | -7.986 | |
| I010206070050000 Parkeervoorz. in de bossen - RF2014 | 5.000 | 5.000 | 0 | |
| I010206090020000 Wandelontdekkingstochten - TR2017 | 5.000 | 5.000 | 0 | |
| I010206090060000 Leveren/plaatsen picknicksets - TR2017 | 15.000 | 14.954 | 46 | |
| I010207590000000 Aanpassingen rioolstelsel en voorz 2017 | 321.800 | 319.865 | 1.935 | |
| I010207592000000 Rioleringsplan IVS2018 - 720759200 | 456.000 | 454.172 | 1.828 | |
| I010209024000000 Burgemeester Verkuijlstraat 60-720902400 | 378.000 | 377.627 | 373 | |
| I010305092000000 Gryphus Vierlingsbeek IVS2017-730509200 | 135.000 | 126.663 | 8.337 | |
| I010404132000000 ICT: Impl. zaaksysteem Join 1- 740413200 | 195.220 | 191.601 | 3.619 | |
| I010404138000000 ICT: Impl. zaaksysteem Join 2-740413800 | 152.250 | 152.945 | -695 | |
| Totaal | 2.490.643 | 2.547.903 | -57.260 | |
| Totaal | 2.490.643 | 2.547.903 | -57.260 | |
Via een begrotingswijziging zullen onderstaande kredieten beschikbaar worden gesteld
| Krediet | Bedrag |
| Verharden Hoogeind te Oeffelt | 30.000 |
Status opvolging bevindingen accountant
Status opvolging bevindingen accountant
Jaarlijks wordt door onze accountant als onderdeel van de controle van de jaarrekening een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2019 te signaleren. In deze Managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen.
De overall conclusie van Deloitte in de Managementletter 2019 is dat de interne beheersing van de gemeente Boxmeer toereikend is opgezet en bestaat. Deloitte heeft geen onvervangbare of significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd.
De beoordeling van de administratieve organisatie en interne beheersing van verschillende processen zijn beoordeeld en hebben geleid tot een aantal bevindingen en aandachtspunten:
Bevindingen:
1) Digitale autorisaties onkostendeclaraties en memoriaalboekingen
Advies: beide onderdelen dienen nog betrokken te worden in een IT-audit van Deloitte, waardoor niet gesteund kan worden op de digitale autorisatie.
Managementreactie: bij Motion is de leverancier gevraagd de digitale autorisatie zichtbaar te maken. Tevens dienen beide modules nog een IT-audit door Deloitte te ondergaan. Tot die tijd extra steekproeven ter controle.
2) Follow-up 2018
a) Starformulieren inkoop
Bevinding: uniformeren proces inkoop ten aanzien van startformulieren.
Advies: Bevinding 2018 is deels opgelost. In juni 2019 zijn nieuwe regels vastgesteld en checklist in Join opgenomen. Systeem dwingt echter niet af dat een inkoopformulier moet zijn ingevuld alvorens facturen betaalbaar worden gesteld. Het effect van de maatregelen moet nog via IC worden vastgesteld.
Managementreactie: Factuurcontroles IC afwachten. Wel aandacht blijven vragen voor startformulier inkoop.
b)Volledigheid opbrengst belastingen
Bevinding: Er is geen sprake van een zichtbare controle op de volledigheid van de belastingen t.a.v. vrijstellingen, ontheffingen of leegstand.
Advies: Geadviseerd wordt een zichtbare controle in te voeren op de volledigheid.
Managementreactie: Ons inziens wordt de volledigheid voldoende gewaarborgd door de geautomatiseerde koppelingen met de basisregistraties. Wij hebben een overleg met de accountant gepland om deze materie te bespreken.
c) Betrouwbaarheid en continuïteit automatiseringsomgeving
Bevinding: Het betreft hier bevindingen ten aanzien van de applicatie Civision Middelen, te weten de onderdelen goedkeuringsworkflow, functiescheiding, beheerrechten, autorisaties en controle, wachtwoordinstellingen, wijzigingen versiebeheer en toegang database.
Advies: Doorontwikkelen van de betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving.
Managementreactie: Inmiddels zijn sedert 2016 een aantal bevindingen (deels) opgelost. Gedeeltelijk zijn tekortkomingen op een praktische manier opgelost via extra controles. De overblijvende items zijn niet op te lossen omdat deze buiten onze invloedsfeer liggen of in praktisch zin niet opgelost kunnen worden.
Aandachtspunten:
- Management override: Dit betreft een verplicht verondersteld risico voor de accountant. Uitgangspunt is dat het management zich in een unieke positie bevindt om fraude te plegen. Deloitte geeft aan dat zij geen signalen heeft gekregen dat dit risico zich in Boxmeer heeft voorgedaan.
- Frauderisicoanalyse: De gemeente Boxmeer heeft een geactualiseerde frauderisicoanalyse en besteed aandacht aan de fraude.
- Sociaal Domein: Verwezen wordt naar de ontwikkelingen Jeugdwet , PGB’s SVB en Wmo en de impact daarvan op onze ic en de controle van de accountant.
- Grondexploitaties: Op 11 december 2019 is de voortgang van de verschillende grondexploitaties besproken met Deloitte Real Estate.
- Interne controles: de interne controlewerkzaamheden van Boxmeer voldoen aan de vereisten van de accountant. Geadviseerd wordt meermaals per jaar te rapporteren. Tevens wordt geadviseerd tijdig te starten met een plan van aanpak ic 2021 in verband met de nieuwe regels inzake rechtmatigheidsverantwoording college.
De managementletter is besproken in de Auditcommissie op 9 december 2019.