Overig

De Gemeentewet schrijft voor dat elke gemeente jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het Besluit Begroting en Verantwoording bevat de regelgeving daarvoor met als doel het bevorderen van een verantwoord democratisch proces voor de gemeenteraad om keuzes te maken en vervolgens te kunnen zien of en hoe het beleid is uitgevoerd en hoeveel middelen het heeft gekost.

In notities geeft de commissie BBV aan op welke wijze betreffende onderwerpen in de begroting en de jaarrekening verwerkt en verantwoord kan of moet worden. Kan, omdat de regelgeving meerdere verwerkingsopties toestaat en moet als de regelgeving verplicht tot een bepaalde verwerkingswijze. De BBV-notities bevatten dan ook aanbevelingen en stellige uitspraken voor de juiste toepassing en uitvoering van het BBV. Sinds het opstellen van de begroting 2018 heeft de commissie BBV een notitie materiële vaste activa uitgebracht.

Een belangrijk aandachtspunt uit de notitie Materiële activa betreft artikel 63 van het BBV. In artikel 63 lid 3 wordt gesproken over kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De commissie BBV stelt in haar notitie dat salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen moeten worden geactiveerd.

In de huidige werkwijze van de gemeente Boxmeer worden salariskosten niet toegerekend aan investeringen. Op basis van de notitie Materiële activa dienen wij derhalve vanaf 2019 directe uren toe te rekenen aan investeringen. De consequentie hiervan is dat de kredieten in het investeringsprogramma verhoogd worden met de verwachte directe uren en de exploitatie hiermee verlaagd wordt. Met betrekking tot de indirecte salariskosten die behoren tot de overhead zijn we dit niet verplicht en wordt voorgesteld om dit ook niet te doen.

In de aanbiedingsbrief behorende bij de begroting 2019 hebben wij u hier reeds nader over geïnformeerd. De formele verwerking dient echter nog plaats te vinden. In onderstaand investeringsschema 2019 geven wij hier uitvoering aan. Aangezien de bevoegdheid tot het beschikbaar stellen van investeringen bij uw raad berust wordt voorgesteld het onderstaande (bijgestelde) investeringsschema 2019 vast te stellen en de hiermee gepaard gaande begrotingswijziging te accorderen. In de begroting 2019 zijn de financiële gevolgen van bovengenoemde mutaties reeds verwerkt. Zoals aangegeven dient de bijstelling van de kredieten en het vaststellen van de hierbij behorende begrotingswijziging nog wel door uw raad plaats te vinden.

Wij hebben het investeringsschema 2019 als uitgangspunt genomen. Vervolgens hebben we een inschatting gemaakt van de uren die we toe kunnen rekenen aan de betreffende investeringen. Dit betekent dat we de kredieten uit het investeringsschema dienen te verhogen met een inschatting van de hieraan toe te rekenen uren. Aangezien de bevoegdheid tot het beschikbaar stellen van investeringen bij uw raad berust wordt voorgesteld het onderstaande (bijgestelde) investeringsschema 2019 vast te stellen en de hiermee gepaard gaande begrotingswijziging te accorderen.

Je krijgt hierdoor in de exploitatie hogere kapitaallasten maar tegenover de verhoging van de kredieten (als gevolg van toerekening van uren) staat een besparing in de exploitatie als gevolg van minder toerekenen van uren (salariskosten). In de eerste jaren zal dit financieel voordeel opleveren. Op langere termijn is het allemaal budgettair neutraal. Bij het opstellen van de begroting 2019 hebben wij, via stelposten, reeds rekening gehouden met de financiële gevolgen voortvloeiende uit de notitie materiële vaste activa. Zoals reeds aangegeven dient de bijstelling van de kredieten en het vaststellen van de hierbij behorende begrotingswijziging nog wel door uw raad plaats te vinden.

Jaarlijks wordt door onze accountant als onderdeel van de controle van de jaarrekening een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2018 te signaleren.

De overall conclusie van Deloitte in de Managementletter 2018 is dat de interne beheersing van de gemeente Boxmeer toereikend is opgezet en bestaat. Deloitte heeft geen onvervangbare of significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd.

De beoordeling van de administratieve organisatie en interne beheersing van verschillende processen zijn beoordeeld en hebben geleid tot een aantal bevindingen en aandachtspunten:

• Inkoopformulieren worden niet consequent gebruikt.

Advies: Proces hierop uniformeren waarbij consequent gebruik wordt gemaakt van het inkoopformulier.

Managementreactie: Overwegen om een grenswaarde in te voeren waarboven inkoopformulieren verplicht ingevuld moeten worden en de procedure hierop aanpassen.

• Er is geen zichtbare controle op volledigheid van belastingkohieren en belastingaanslagen.

Advies: De aanslagen periodiek zichtbaar te toetsen middels een format waaruit minimaal blijkt dat de aantallen zijn getoetst.

Managementreactie: Volledigheidscontrole vindt nu jaarlijks bij eindcontrole plaats. Proces hierop aanpassen en periodiek controles houden.

• Zichtbare toetsing van de voorzieningen.

Advies: Bij het actualiseren en maken van (nieuwe) plannen wordt geadviseerd de gestelde voorwaarden, inclusief de bijbehorende wet- en regelgeving, (zichtbaar) de toetsen. Tevens kunnen de bestaande voorzieningen worden getoetst aan de uitgangspunten conform het voorzieningenplan.

Managementreactie: Voorzieningen zullen op meer aspecten dan voorheen zichtbaar worden getoetst.

• Waardering grondexploitaties/ bijstelling van fasering/ programmering grondexploitatie-opzet Sterckwijck leidt tot extra verlies van €1.078.000.

Advies: Een adequate onderbouwing van de verwachte afzet 2019 en volgende is een belangrijk aandachtspunt, gezien de beperkte afzet in 2018 en in de afgelopen jaren, Deloitte vraagt nadrukkelijk om deze verwachte afzet te onderbouwen met controle-informatie.

Managementreactie: Onderbouwing van verwachte afzet zal plaatsvinden.

• Wet normering topinkomens/ werkzaamheden gemeentesecretaris/loco-secretaris.

Advies: Deloitte adviseert zorg te dragen dat de overeenkomst met de gemeentesecretaris voldoet aan de WNT-voorschriften. Tevens dient de bezoldiging van de loco-secretaris opgenomen te worden in de jaarstukken 2018.

Managementreactie: Advies zal worden opgevolgd.

• Overschrijding drempelbedragen schatkistbankieren.

Advies: Deloitte adviseert voor de navolgende kwartalen te monitoren dat deze drempel niet wordt overschreden.

Managementreactie: monitoring vindt constant plaats, maar overschrijding is niet altijd te voorkomen. Het betalingsverkeer is in de gemeente Boxmeer in hoofdzaak geconcentreerd bij de Rabobank. Vanwege de kosten van de faciliteit voor een rekening-courant krediet en gezien de liquiditeitspositie van de gemeente Boxmeer is er voor gekozen een zeer beperkt rekening-courant krediet met de Rabobank overeen te komen. Daarnaast beschikt de Rabobank niet over een automatische afroom mogelijkheid voor het schatkistbankieren. Dit betekent dat op- en afboekingen schatkistbankieren handmatig en tijdig moeten worden opgevoerd. Met name vanwege hogere betalingsruns in het begin van de maand (o.a. termijnbedragen diverse subsidies en aflossingen geldleningen), dient aan het begin van de maand voldoende saldo op de rekening-courant te staan, waardoor een overschrijding van drempel schatkistbankieren ontstaat voor 1 á 2 dagen.

Daarnaast zijn in de Managementletter 2018 een aantal actuele ontwikkelingen in de regelgeving geschetst. Geconcludeerd wordt dat deze actuele ontwikkelingen in Boxmeer opgepakt zijn.

Op 26 november 2018 heeft de Auditcommissie de managementletter besproken met Deloitte.